Formular-Service Online – der direkte Draht zwischen Bürgern und Behörden
Deutsche Post erweitert gemeinsam mit bol ihr Internet-Lösungsangebot

Auf dem Weg zu mehr Service und effizienteren Verwaltungsabläufen setzen Behörden und Unternehmen auf den Formular-Service Online der Deutschen Post. Durch eine Kooperation mit dem Systemhaus bol erweitert das Unternehmen dieses Angebot jetzt um weitere wichtige Bausteine.

Lange Zeit war das “virtuelle Rathaus“ reine Zukunftsmusik. Bürger und Unternehmen konnten sich ein paar Informationen herunterladen – und das war’s dann meist auch schon. Heute dagegen ist die viel beschworene “Interaktivität“ tatsächlich Realität – die Online-Verbindung zwischen Bürgern und Behörden ist keine Einbahnstraße mehr, sondern entwickelt sich mehr und mehr zu einem funktionstüchtigen Daten-Highway. Dazu gehört auch das leistungsfähige Formular-Service-System, das die Deutsche Post und bol jetzt gemeinsam den Behörden anbieten. Nicht nur öffentliche Verwaltungen können von der verbesserten Lösung profitieren: Auch Unternehmen haben die Möglichkeit, durch den Fomular-Service Online ihren Kunden- Dialog zu verbessern und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Das Paket besteht aus drei Komponenten, von denen sich jede auch einzeln einsetzen lässt. Mit dem Formular-Editor kann die Verwaltung ihre bislang papiergebundenen Anträge onlinefähig machen. In den Standardformaten HTML und PDF gibt es in einer Formular- Tauschbörse bereits mehr als 500 freie Formulare – die Ämter brauchen sie nur noch an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Selbstverständlich lassen sich mit dem Editor auch bereits vorhandene Formulare oder solche von Dritten, z. B. Fachverlage bearbeiten und so online nutzen. Der Bürger kann die Vordrucke an seinem Computer ausfüllen, ausdrucken und unterschrieben per Post zurückschicken. Die Behörde bekommt die Daten zusätzlich über eine sichere Internetverbindung zugeschickt. Mit derselben Systematik können auch Unternehmen ihre Bestell-, Beschwerde- oder Korrespondenz-Fomulare verwalten.
Der Formular-Server unterstützt Behörden und Unternehmen bei der professionellen Verwaltung ihres gesamten Formularbestands. Das gewährleistet jederzeit den Überblick über Art und Version aller online zur Verfügung gestellten Formulare. Ein umfassendes Versions- und Mandantenmanagement macht den Formular-Server zum Basisbaustein eines innovativen Bürger- und Kundenservice. Dazu dient auch der integrierte Formular-Finder: Mit seinen umfangreichen und komfortablen Suchkriterien hilft er dem privaten User, das richtige Formular zu finden.

Das Formular-Gateway schließlich fungiert als zentrale Datendrehscheibe. Es steuert alle Interaktionen und Prozessabläufe zwischen dem Online-Antragsverfahren und den internen Prozessen und Fachanwendungen der Verwaltung. Der durchgängig XML- und webbasierte Formular-Service Online erlaubt es den Behörden und Unternehmen, die Daten sofort und ohne Medienbrüche in ihren internen Systemen weiter zu verarbeiten. Weil sich zudem Datenbanken einbinden lassen, ermöglicht das System umfangreiche Plausibilitätsprüfungen oder Vorbelegungen von wiederkehrenden Daten – und das sogar schon während der Dateneingabe durch den Bürger oder Kunden.

Auch der zuverlässige Datenabgleich zwischen den Papierformularen und den elektronisch übertragenen Anträgen ist gewährleistet. Solange die elektronische Signatur noch nicht flächendeckend eingeführt ist, greift der Formular-Service Online dazu auf das praxisbewährte Hashwert-Verfahren zurück: Der Anwender muss lediglich sein online ausgefülltes Formular ausdrucken und unterschrieben an den Empfänger zurückschicken – Behörde oder Unternehmen können durch eine Prüfziffer eine eindeutige Verbindung und Übereinstimmung zwischen dem Papierdokument und den bereits vorhandenen Daten herstellen. Mit dem Formular-Service Online eröffnen die Deutsche Post und bol den öffentlichen
Verwaltungen und privaten Unternehmen die Möglichkeit, auch komplexe Prozessketten nahezu vollständig elektronisch abzuwickeln – eine wichtige Voraussetzung, um die Effizienz nachhaltig zu steigern.

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Open Text eGovernment Deutschland GmbH und bol Behörden Online Systemhaus GmbH beschliessen
engere Zusammenarbeit

Dokumenten- und Formular-Management sind wesentliche Erfolgsfaktoren bestehender und zukünftiger eGovernment-Plattformen. Beide Systeme realisieren die dringend notwendige Medienbruchfreiheit um Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung in der öffentlichen Verwaltung zu realisieren.

Aus diesem Grund haben sich Open Text eGovernment Deutschland und die bol Systemhaus dazu entschlossen, enger zusammen zu arbeiten. Ziel der Vereinbarung ist es, die beiden vielfach in der Praxis eingesetzten Systeme zu integrieren. Dabei sollen die in einem formatunabhängigen Online-Formular eingegebenen Antragsdaten an DOMEA® übergeben werden. Um eine problemlose Kommunikation der Systeme zu gewährleisten, wird das Standardformat XML genutzt. Aber nicht nur die Antragsdaten
werden an das DOMEA® System übergeben. Auch die zu einem Formular gehörenden Metadaten, die das Formular näher beschreiben, sowie das ausgefüllte Formular im PDF-Format werden an DOMEA® zur Speicherung im DMS weitergegeben.

Die Vorteile dieser Integration liegen auf der Hand. Alle Online-Anträge, die über das Interoder Intranet gestellt werden, sind sofort im DOMEA®-System verfügbar. Die in DOMEA® definierten Abläufe (Workflows) werden automatisch angestossen und stellen die nahtlose medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Formular-Daten sicher. Die enge Zusammenarbeit der beiden Systeme ermöglicht es dem Antragsteller darüber hinaus, sich jederzeit über den aktuellen Status seines Antrages zu informieren.

Durch die Kooperation stellen bol und Open Text der öffentlichen Verwaltung jetzt ein System zur Verfügung, das Behörden dabei unterstützt, Kosten und Zeit zu reduzieren und Prozesse durchgängig zu gestalten.

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Die Freie und Hansestadt Hamburg entscheidet sich als viertes Bundesland für das Formular-System der bol Systemhaus GmbH

Das Thema eGovernment steht für die elektronische Übertragung strukturierter Daten unter Nutzung der Internettechnologie. Gerade in der Kommunikation zwischen Verwaltungen, der Wirtschaft oder dem Bürger stellt ein leistungsfähiges Formular-Management-System das Bindeglied dar und hilft allen Beteiligten, Formulardaten nicht nur in standardisierter Form auszutauschen sondern auch allen Prozessen und Prozessbeteiligten medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen.


Im Rahmen eines umfangreichen Ausschreibungsverfahren ist die Freie und Hansestadt Hamburg zu dem Schluss gekommen, ihre gesteckten Ziele auf Basis des bol-Systems am besten umsetzen zu können. Somit wird das Formular-System der bol Systemhaus GmbH mittlerweile im vierten Bundesland zum integrierten Bestandteil einer landesweiten eGovernment-Infrastruktur.


Den Start macht ein innovatives Projekt im Umfeld der Aufbereitung von Vergabeunterlagen für Bauleistungen. Ziel ist es hier, den gesamten Prozess durchgängig elektronisch auf Basis intelligenter Online-Formulare darzustellen, um die Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Es gilt, die Formulare im Dialog auszuwählen, vorzubefüllen und wie bisher zum Verkauf vorzubereiten. Bis zu 500 Vergabestellen werden in Zukunft alle relevanten Prozesse online über das System abwickeln.
Das bol-System leistet somit einen wichtigen Beitrag im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung und Beschleunigung von Bearbeitungszeiten in Hamburg.

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Landeshauptstadt Dresden stellt medienbruchfreie Anmeldung für Kindertagesstätten online

Eltern können ab sofort den neuen Online-Dienst KiTa-Anmeldung der Landeshauptstadt Dresden nutzen. Der Dienst unterstützt die Eltern dabei, die richtige Einrichtung zu finden. Abhängig vom Alter entscheidet der Dienst, ob es sich um einen Platz in einer Kinderkrippe, einem Kindergarten oder in einem Hort handelt. Ausgehend vom Wohnort der Eltern schlägt das System über eine integrierte Umkreissuche die in der Nähe liegenden Einrichtung vor. Umfangreiche Prüfungen ersparen nicht nur den Eltern eine Menge Rückfragen. Auch die Verwaltung der Landeshauptstadt wird von langwierigen und kostenintensiven Nacharbeiten befreit. Unvollständige oder fehlerhafte Anmeldungen gehören nun der Vergangenheit an. Alle Daten werden nun schon bei der Erfassung auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft.

Die Daten werden anschließend medienbruchfrei an das Fachverfahren übergeben. Eine erneute Erfassung durch die Sachbearbeiter ist ab jetzt nicht mehr notwendig. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart sondern auch typische Erfassungsfehler werden so vermieden. Realisiert wurde dieser Service durch die Zusammenarbeit der Unternehmen xima-media, Dresden und der bol Systemhaus GmbH, München. Für die Entwicklung des dynamischen Ausfüllassistenten mit allen Prüfungen zeichnet die xima-media GmbH verantwortlich. Grundlage hierfür war das Produkt xima®forms, ein leistungsstarkes Designwerkzeug für dynamisch-interaktive Weboberflächen. Die Übergabe der XML-Daten an das Fachverfahren sowie die Generierung der PDF-Druckquittung lag in den Händen der bol Systemhaus
GmbH. Beide Produkte sind Basiskomponenten des Formular-Management-Systems des Freistaates Sachsen.

Die beiden Unternehmen erarbeiten bereits seit vielen Jahren interaktive Internetlösungen für jegliche Arten von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung. Gerade im Hinblick auf intelligente und durchgängig integrierte Online-Lösungen stellt die Nutzung dynamischer Ausfüllassistenten einen wichtigen Aspekt zur Benutzerakzeptanz dar. Die Integration der Web-Masken in das bol-Formular-Management ist der logisch nachfolgende Schritt. Denn es geht auch um die nahtlose Übergabe der Daten in Verfahren und Workflows. In beiden Fällen haben die xima-media GmbH und die bol Systemhaus GmbH umfassendes Know- How.
Durch die EU-Dienstleistungsrichtline werden die öffentlichen Verwaltungen vor neue Herausforderungen gestellt. Es werden dynamisch-interaktive Dialoge mit dahinterliegenden
Workflows, Regeln und Datenübergaben benötigt – weitaus mehr also, als die heute vielfach genutzten PDF-Formulare bieten können.

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Die bol setzt in Zukunft auf den neuen Personalausweis. Bereits seit 2009 ist die bol Anwendungspartner und treibt damit die Anbindung ihrer Services an die neuen Signaturmöglichkeiten des Ausweises voran. "In Zukunft wird es nicht mehr ohne gehen", erklärte Dr. Ulrich Fraus, Geschäftsführer der bol. Nur mit einer einheitlichen und sicheren Signaturlösung seien medienbruchfreie eGovernment-Lösungen wirklich in der Masse akzeptiert.

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Der neue Personalausweis wird auch Thema auf dem Kundentag der bol am 01. und 02. Juni sein. Die Ergebnisse werden dann hier vorgestellt.

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